Es gehört neben den eigentlichen Projekten zur (fast) täglichen Aufgabe von Agenturen, Beratern und ähnliches Unternehmen: Angebote schreiben. Diese Angebote bestehen größtenteils aus immer wiederkehrenden Textblöcken: Vorstellung der Person, die das Projekt durchführt, sowie des Unternehmens, Konditionen, Bestellformular, rechtliche Hinweise usw. Individuelle Texte wie die Kalkulation oder die Projektbeschreibung werden jeweils neu geschrieben.

Meist wird dafür ein bestehendes Angebot, das von der Grundstruktur her für das folgenden Angebot am ehesten passt, geöffnet. Die nicht benötigten Teile werden entfernt, andere werden angepaßt oder neu erstellt. Das Ergebnis wird abschließend als ein neues Dokument unter einer entsprechenden Bezeichnung abgespeichert. Arbeiten mehrere Personen an dem Angebot, wird dieses per Mail hin- und hergeschickt oder im Cloudspeicher für die gemeinsam Bearbeitung abgelegt.

Das Verfahren hat sich so oder ähnlich sicherlich bei sehr vielen eingebürgert. Dabei können jedoch Fehler entstehen, z.B. durch veraltete Textblöcke. Und wenn man nicht das richtige Ausgangsangebot findet, macht man den Teil eben neu und hat einen entsprechenden größeren Aufwand.

Genau dieser Herausforderungen stellt sich Beagle von Podio. Eine sehr einfache, moderne und schicke Benutzeroberfläche unterstützt das Team bei der Erstellung von Angeboten.

Das Prinzip von Beagle ist sehr einfach: Ein zu erstellendes Angebot wird in Textblöcke zerlegt. Man fügt an entsprechender Stelle einen neuen Textblock ein. Dieser kann aus einer Tabelle, einem Bild oder schlicht Text bestehen. Oder man öffnet ein bestehendes Angebot oder das Dokument mit den Standardtextblöcken (das ist ein normales Dokument, in dem jedoch immer die aktuelle Texte verwaltet werden) und wählt das entsprechende Kapitel aus. Der ausgewählte Inhalt wird dann im neuen Angebot eingefügt und kann anschließend angepasst werden. Die Online-Plattform unterstütz die gemeinsame Erstellung von Angeboten auf einer Plattform an einem Ort  (synchrones Arbeiten habe ich nicht getestet). Am rechten Rand können die Kollegen ihre Kommentare einfügen. Auf der linken Seite wird das Inhaltsverzeichnis eingeblendet, um eine Übersicht zu erhalten, schnell zu Navigieren und um die Struktur durch verschieben der Kapitelüberschriften anzupassen. Das System ist so simpel und schlicht, dass man nach 10 Minuten Einarbeitungszeit loslegen kann.

Die Layoutoptionen sind sehr eingeschränkt. Man kann nur die Schriftart aus einem vorgefertigtem Setting auswählen. Text läßt sich nicht als Link definieren. Weitere Formatierungen sind nur noch der <H3> Tag, fett und kursiv.

 

beagle - podio

 

Aber mehr braucht man nicht. Das Firmen-Layout wird über gezielt gesetzte Grafiken gestaltet. Hinter die erste Seite kann eine Grafik hinterlegt werden. Das vorgegebene Layout sieht sehr modern und professionell aus.

Trotzdem wird es während der Betaphase noch Anpassungen und Ergänzungen geben.Im Moment kann das Angebot nur als PDF exportiert werden, um es anschließend an den Kunden weiter zu verschicken. Hier fehlt noch ein Doc-Export. Auch bei den Möglichkeiten das Layout anzupassen wird noch das ein oder andere hinzukommen müssen.

Beagle ist sehr schlicht und einfach gehalten, das bleibt es hoffentlich auch nach dem Hinzufügen von weiteren Funktionen. Beim Schreiben kann man sich voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren. Die ersten Eindrücke der Beta sind sehr posittiv.

 

 

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2 Comments

  1. Hallo! Haben wir eine Chance, Sie zu überzeugen, sich Bitrix24.de anzuschauen? Wir sind eine kostenlose Aufgaben- und Projektmanagement Plattform mit unbegrenzter Anzahl an Aufgaben und Projekten. Bitrix24 bietet Kanban und solche Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Gantt-Diagramm, Zeiterfassung in Aufgaben und Rechnungen kostenlos an. Außerdem steht das Kundenverwaltungssystem (CRM) mit Automatisierungen zur Verfügung. Wir sind eine gute kostenlose Lösung, wo man effizient mit Aufgaben und Projekten arbeiten kann. Nicht schlecht, oder?

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